Este artigo aprofunda um tema de Ferramentas digitais do corretor.
O trabalho do corretor depende de informações que ficam espalhadas entre celular, computador, nuvem e aplicativos de mensagem: contatos de clientes, histórico de negociações, documentos de imóveis, fotos, contratos assinados. A perda de um celular ou o acesso indevido a uma conta pode significar semanas de trabalho perdido e a exposição de dados de terceiros. Os demais tipos de aplicativo e sistema aparecem em ferramentas digitais do corretor.
O que precisa ser protegido
| Informação | Onde costuma ficar | Risco principal |
|---|---|---|
| Contatos e histórico de clientes | CRM, planilha, celular | Perda do aparelho ou da conta |
| Documentos de imóveis e das partes | Nuvem, e-mail, mensagens | Acesso indevido e vazamento |
| Contratos e autorizações assinados | Plataforma de assinatura, nuvem | Perda do arquivo final |
| Fotos e vídeos de imóveis | Galeria do celular | Perda do aparelho |
| Conversas com clientes | Aplicativo de mensagens | Troca de aparelho sem cópia |
Cópias de segurança
Uma prática conhecida em segurança da informação é manter três cópias dos dados, em dois tipos de armazenamento diferentes, com uma delas fora do local principal. Para o corretor, isso pode significar: os arquivos no computador ou no celular, uma cópia automática em serviço de nuvem e uma cópia periódica em disco externo guardado em outro lugar.
- Automatize. Cópia que depende de lembrar de fazer acaba não sendo feita.
- Inclua o celular. Ative a cópia da galeria e dos contatos, e a cópia das conversas do aplicativo de mensagens.
- Exporte os dados do CRM ou da planilha periodicamente para um formato que você consiga abrir sem o sistema (veja CRM para corretor de imóveis).
- Teste a restauração. De tempos em tempos, tente recuperar um arquivo da cópia. Uma cópia que não restaura não protege.
A forma de organizar pastas e nomes de arquivos, que facilita a cópia e a busca, está em organização documental da intermediação.
Senhas
- Use uma senha diferente para cada serviço. Quando uma senha vaza, as demais contas continuam protegidas.
- Prefira senhas longas, como frases, em vez de combinações curtas difíceis de lembrar.
- Use um gerenciador de senhas para guardá-las, em vez de anotar em papel ou em arquivo sem proteção.
- Não compartilhe senhas por mensagem. Se outra pessoa precisa de acesso, crie um usuário próprio para ela.
Verificação em duas etapas
Ative a verificação em duas etapas no e-mail, na nuvem, no aplicativo de mensagens, no CRM e nas redes sociais. Com ela, quem descobrir a sua senha ainda precisa de um segundo fator (um código ou uma confirmação no seu aparelho). Nunca informe esse código a ninguém: pedidos de código por telefone ou mensagem são uma forma comum de tomar contas, inclusive de aplicativos de mensagem.
Celular e computador
- Bloqueio de tela com senha ou biometria.
- Sistema e aplicativos atualizados.
- Recurso de localização e apagamento remoto ativado.
- Cuidado com redes Wi-Fi públicas para acessar sistemas com dados de clientes.
- Instalação de aplicativos apenas de lojas oficiais.
Compartilhamento de arquivos
Ao enviar documentos para a outra parte, para o cartório ou para a instituição financeira, prefira links com acesso restrito e prazo, em vez de pastas abertas a qualquer pessoa com o endereço. Revise periodicamente quem tem acesso às suas pastas e retire acessos de negociações encerradas. Envie apenas os documentos necessários para cada etapa.
Golpes que atingem corretores
Algumas situações exigem atenção redobrada: mensagens que se passam por bancos, cartórios ou plataformas pedindo dados ou códigos; pedidos de alteração de conta bancária para pagamento de sinal ou comissão; links recebidos de contatos desconhecidos. Confirme qualquer pedido incomum por outro canal, ligando para um número que você já conhece.
A LGPD e a segurança
Quando trata dados pessoais de clientes e proprietários, o corretor deve adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a proteger os dados de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração ou comunicação (LGPD, art. 46). Cópias de segurança, senhas fortes e controle de acesso são exemplos desse tipo de medida.
Se ocorrer um incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, o controlador deve comunicá-lo à autoridade nacional (ANPD) e aos titulares, em prazo razoável, conforme definido pela ANPD, informando, entre outros pontos, a natureza dos dados afetados, os titulares envolvidos, os riscos e as medidas adotadas (LGPD, art. 48). O assunto está detalhado em LGPD na rotina do corretor.
Se o celular for perdido ou roubado
- Bloqueie o aparelho e, se necessário, apague os dados remotamente.
- Troque as senhas do e-mail, da nuvem e dos sistemas usados no trabalho.
- Peça à operadora o bloqueio da linha, para evitar que o número seja usado para receber códigos.
- Avise clientes e parceiros, por outro canal, para desconsiderarem pedidos feitos pelo número.
- Avalie se houve exposição de dados de terceiros e as providências da LGPD.
- Restaure os dados a partir da cópia de segurança em um novo aparelho.
Checklist
- Cópia automática do celular e do computador ativada.
- Exportação periódica dos dados de clientes.
- Restauração testada nos últimos meses.
- Senhas diferentes e guardadas em gerenciador.
- Verificação em duas etapas nas contas principais.
- Bloqueio de tela e apagamento remoto ativados.
- Acessos a pastas compartilhadas revisados.
Na biblioteca de referência
- LGPD, arts. 17 a 22 e 46 a 49: direitos do titular, segurança dos dados e incidentes (Legislação comentada)