Este artigo aprofunda um tema de Rotina de trabalho do corretor de imóveis.
Entre a primeira proposta e o registro da escritura, um negócio imobiliário passa por várias etapas com prazos, documentos e pessoas diferentes. Quando o corretor acompanha dois ou três negócios ao mesmo tempo, a memória deixa de ser suficiente: um prazo de validade de proposta vence, uma certidão expira, a resposta do banco fica sem retorno. O controle descrito aqui é o dos negócios; o acompanhamento de clientes está em controle de follow-up, e o cadastro geral em CRM para corretor de imóveis.
Por que controlar o negócio, e não só o cliente
Um cliente pode estar envolvido em mais de um negócio, e um negócio envolve pelo menos três partes: comprador, vendedor e corretor, além de instituição financeira, cartório, condomínio e, às vezes, outros corretores. O controle por negócio responde a perguntas que o cadastro de clientes não responde bem: em que etapa está, o que falta, quem é o responsável, qual é o próximo prazo.
Há também um dever legal envolvido. O art. 723 do Código Civil determina que o corretor preste ao cliente, espontaneamente, todas as informações sobre o andamento do negócio. Um controle organizado é o que permite cumprir esse dever sem depender de lembrança.
As etapas de um negócio
A sequência abaixo serve para a maioria das vendas. Ajuste conforme o tipo de operação.
| Etapa | O que controlar |
|---|---|
| Proposta enviada | Data, validade, condições, quem precisa responder |
| Contraproposta | Cada versão, com data e o que mudou |
| Aceite | Documento do aceite, condições suspensivas, prazos combinados |
| Documentação e certidões | Lista do que foi pedido, a quem, data de pedido e de validade |
| Crédito (quando houver) | Instituição, etapa da análise, avaliação do imóvel, prazo previsto |
| Contrato assinado | Data, versão final arquivada, pagamentos previstos |
| Escritura | Cartório, data marcada, tributos e documentos exigidos |
| Registro | Data de protocolo, prazo informado pelo cartório, exigências |
| Comissão | Data prevista, valor, recibo ou nota emitidos |
As etapas jurídicas estão explicadas em do aceite da proposta ao contrato e escritura e registro.
Os campos de cada negócio
- Identificação: imóvel, partes, corretores envolvidos e divisão combinada.
- Valores: preço, sinal, forma de pagamento e comissão.
- Etapa atual e data em que entrou nela.
- Próximo passo, com responsável e data.
- Pendências em aberto, cada uma com dono e prazo.
- Prazos críticos: validade da proposta, prazo da condição de crédito, data da escritura, validade das certidões.
- Link para a pasta de documentos do negócio (veja organização documental).
Exemplo de registro de um negócio
O quadro abaixo mostra, de forma hipotética, como um negócio fica registrado no meio do caminho:
| Campo | Registro (exemplo hipotético) |
|---|---|
| Negócio | Apartamento 302, venda; comprador A; vendedores B e C |
| Etapa | Crédito em análise, desde 03/10 |
| Próximo passo | Receber resultado da avaliação do imóvel; corretor; até 10/10 |
| Pendências | Certidão de ônus atualizada (vendedores, até 08/10); declaração de quitação do condomínio (síndico, até 09/10) |
| Prazos críticos | Condição de crédito vence em 30/10; certidões emitidas em 25/09 |
| Última atualização às partes | 02/10, por mensagem |
Com esse registro, qualquer pessoa da equipe sabe em segundos o que está acontecendo e o que precisa ser feito.
Pendência sem dono não anda
A causa mais comum de atraso é a pendência que todos supõem que outra pessoa está resolvendo. Registre cada pendência com três informações: o que é, quem resolve e até quando. Exemplo hipotético: "certidão de ônus atualizada; vendedor; até sexta". Se a pendência depende de terceiros, como um banco ou um cartório, o responsável no seu controle é quem vai acompanhar e cobrar o retorno.
Formato do controle
O formato importa menos do que o uso. Duas opções funcionam bem:
- Quadro por etapas: colunas com as etapas e um cartão por negócio, movido conforme avança. Mostra de relance onde os negócios estão parados.
- Planilha: uma linha por negócio, com colunas para etapa, próximo passo, pendências e prazos, ordenada pelo próximo prazo.
Se você já usa um CRM, verifique se ele tem um módulo de negociações com etapas configuráveis. Ferramentas estão em ferramentas digitais do corretor.
A revisão semanal
Reserve um horário fixo por semana para passar por todos os negócios abertos:
- Algum prazo vence nos próximos sete dias?
- Algum negócio está há mais tempo do que o normal na mesma etapa?
- Há pendências sem responsável ou com prazo vencido?
- As partes receberam atualização desde a última revisão?
A última pergunta leva ao dever de informação do art. 723. Uma mensagem curta e objetiva sobre o andamento, mesmo quando não há novidade, evita insegurança das partes.
Negócios que não avançam
Nem todo negócio chega ao fim. Quando uma proposta é recusada ou um negócio é desfeito, registre o motivo e a etapa em que parou. Esses registros alimentam a análise de indicadores comerciais e mostram onde o processo costuma travar: documentação, crédito, preço, condições. Se houver discussão sobre a comissão, o histórico do negócio é a principal prova (veja quando a comissão é devida).
Erros comuns
- Controlar só o valor e a data prevista, sem as pendências.
- Não registrar as versões das propostas e contrapropostas (veja contraproposta).
- Deixar certidões vencerem enquanto o crédito é analisado.
- Atualizar o controle só quando o negócio termina.
Esse controle faz parte da rotina de gestão descrita em rotina de trabalho do corretor de imóveis.