Certidões online: onde emitir e como conferir

Este artigo aprofunda um tema de Ferramentas digitais do corretor.

Boa parte das certidões usadas em uma compra e venda pode ser emitida pela internet, em minutos e, em vários casos, sem custo. Para o corretor, saber onde emitir cada uma, como ler o resultado e como conferir se o documento é autêntico economiza dias de negociação. Quais certidões costumam ser pedidas e para que servem está em documentos imobiliários que o corretor precisa conhecer.

Quem decide quais certidões serão pedidas

Não existe uma lista única e obrigatória para todo negócio. As certidões pedidas variam conforme o tipo de operação, as partes envolvidas, as exigências do tabelião e, quando há financiamento, da instituição financeira. O papel do corretor é antecipar o que provavelmente será pedido, orientar as partes e organizar os documentos, sem substituir a análise de quem tem a atribuição de exigir e examinar cada certidão.

Certidões do imóvel no registro de imóveis

A certidão da matrícula é o ponto de partida. A Lei nº 6.015/1973, no art. 19, § 5º, com a redação da Lei nº 14.382/2022, determina que as certidões dos registros públicos sejam fornecidas eletronicamente, com tecnologia que permita a impressão pelo usuário e a identificação segura da autenticidade. O § 10 do mesmo artigo fixa prazos máximos de emissão, contados do pagamento dos emolumentos, entre eles 4 horas para a certidão de inteiro teor da matrícula em meio eletrônico, requerida no horário de expediente e com o número informado. Os canais estão em matrícula online e serviços eletrônicos de registro, e o que conferir no documento em certidão de matrícula atualizada.

Certidão de regularidade fiscal federal

A certidão de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional é expedida em conjunto pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) e pela Receita Federal. Segundo a página oficial do serviço no gov.br:

qualquer pessoa pode consultar e emitir certidões, informando o CPF, o CNPJ ou o número do imóvel rural;
se a situação fiscal estiver regular, a certidão é emitida imediatamente;
o serviço é gratuito;
a certidão pode ser negativa (sem pendências na data da emissão) ou positiva com efeitos de negativa (quando há dívidas com exigibilidade suspensa, por exemplo negociadas e com prestações em dia, ou garantidas).

Se a certidão não puder ser emitida pela internet, a página orienta o contribuinte a consultar a própria situação fiscal. Nesse caso, a pendência precisa ser resolvida pelo titular, com apoio de contador ou advogado quando necessário. Mais detalhes em certidão de débitos federais.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) foi instituída pelo art. 642-A da CLT, incluído pela Lei nº 12.440/2011. Segundo a lei, ela é expedida gratuita e eletronicamente, para comprovar a inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho, e tem validade de 180 dias contados da emissão. A emissão é feita no site do Tribunal Superior do Trabalho; veja CNDT.

Certidões dos tribunais estaduais e federais

Certidões de distribuição de ações (cíveis, fiscais, criminais e outras) são emitidas pelos tribunais, cada um com seu sistema. A disponibilidade online, os tipos de certidão, o custo e o prazo variam de um tribunal para outro. Consulte o site do tribunal de justiça do estado e da justiça federal da região das partes e do imóvel e verifique quais tipos de certidão o tabelião ou a instituição financeira está pedindo. O alcance dessas certidões depois da Lei nº 13.097/2015 está em certidões de distribuição.

Certidões municipais

A situação do IPTU e outras certidões municipais são emitidas pela prefeitura onde fica o imóvel. Muitas prefeituras oferecem emissão online, outras exigem atendimento presencial ou protocolo. Os nomes dos documentos e as regras mudam de um município para outro; veja certidão negativa de débitos de IPTU.

Como conferir uma certidão

Autenticidade: certidões eletrônicas trazem código de controle ou de validação. Confira no site do órgão emissor, nunca por um link enviado junto com o documento.
Titular: nome e número de documento corretos, sem abreviações que gerem dúvida.
Tipo: negativa, positiva com efeitos de negativa ou positiva. Uma certidão positiva não significa, por si, que o negócio não possa ser feito, mas exige análise.
Data e validade: anote ambas. Uma certidão válida na data da proposta pode vencer antes da escritura.
Abrangência: verifique a que órgão, comarca ou período a certidão se refere.

Quando a certidão vem positiva

Uma certidão com apontamento não encerra a negociação, mas muda o encaminhamento. Algumas orientações práticas:

Não interprete sozinho. Uma ação em nome do vendedor pode não ter relação com o imóvel, ou pode ter. Quem analisa o risco é o advogado das partes, o tabelião ou a instituição financeira.
Peça a certidão de objeto e pé ou documento equivalente, que descreve a ação e a fase em que está, quando o tipo de apontamento exigir.
Informe as partes. O art. 723 do Código Civil determina que o corretor preste esclarecimentos sobre a segurança ou o risco do negócio.
Registre o encaminhamento: quem recebeu a informação, quando e qual foi a decisão das partes.

Situações que exigem tratamento antes da venda estão em imóvel com pendências documentais.

Organização e dados pessoais

Certidões contêm dados pessoais e, às vezes, informações sobre processos. Guarde-as na pasta do negócio, com data de emissão e validade anotadas (veja organização documental da intermediação), compartilhe apenas com quem precisa delas para o negócio e siga as orientações de LGPD na rotina do corretor.

A conferência das certidões faz parte do acompanhamento descrito em documentação na fase de captação e escritura e registro. As demais ferramentas do dia a dia estão em ferramentas digitais do corretor.

Na biblioteca de referência

Certidão de débitos federais (Receita Federal e PGFN): o que mostra e como emitir (Documentos explicados)
Certidão de matrícula atualizada: para que serve, como pedir e o que conferir (Documentos explicados)
Certidão de protesto: o que mostra, quem emite e como usar na análise de um negócio (Documentos explicados)
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): o que é, validade e como emitir (Documentos explicados)
Certidão negativa de débitos de IPTU: para que serve, quem emite e o que conferir (Documentos explicados)
Certidões de distribuição cível e de execução: para que servem e o que conferir (Documentos explicados)